Przebieg procesu certyfikacji
Krok 1. Zapytanie ofertowe
Proces certyfikacji rozpoczyna się przez przekazanie przez klienta danych niezbędnych do przygotowania oferty np. w formie zapytania ofertowego (formularz B750), kontaktu telefonicznego, lub drogą e-mailową.
Krok 2. Podjęcie decyzji o certyfikacji / recertyfikacji – przygotowanie oferty
Na podstawie informacji o Państwa firmie i po podjęciu decyzji o przystąpieniu do certyfikacji/recertyfikacji/nadzoru, sporządzamy ofertę a wraz z nią przesyłamy formularz zgłoszeniowy oraz ogólne warunki handlowe [kliknij tutaj po ogólne warunki umowy]
Krok 3. Zgłoszenie / podpisanie umowy
Oferta zawiera cenę i warunki dla całego cyklu auditów tj. auditu certyfikacyjnego oraz dwóch corocznych auditów nadzorczych, a także wniosek o certyfikację. Odesłanie podpisanego wniosku, jest jednoznaczne z przyjęciem warunków oferty i stanowi zawarcie umowy. [Rozszerzona umowa jest przygotowywana na życzenia klienta.]
Krok 4. Planowanie certyfikacji
Po otrzymaniu podpisanego wniosku/umowy przedstawiciel BPIC kontaktuje się z Państwem w celu ustalenia terminu auditu certyfikacyjnego, oraz sposobu przesłania dokumentacji systemowej. Dokumentacja systemowa, czyli księga jakości oraz procedury, pozwolą auditorowi zapoznać się z Państwa systemem oraz przygotować plan auditu. Następnie wyznaczamy auditora wiodącego, który będzie główną osobą kontaktową zarówno podczas procesu certyfikacji jak i w późniejszym okresie. Wyznaczony auditor wiodący jest kompetentny w zakresie Państwa obszaru działalności. Skład zespołu auditorskiego przekazywany jest organizacji z 7-dniowym wyprzedzeniem.
Organizacji przysługuje prawo do zmiany poszczególnych członków zespołu auditorskiego np. w przypadku sytuacji występującego konfliktu interesów, nieetycznych zachowań itp. Złożenie takiego wniosku powinno nastąpić nie później niż w ciągu 5 dni po otrzymaniu informacji z BPIC o składzie zespołu. W uzasadnionych przypadkach BPIC dokona zmiany proponowanego składu zespołu auditorskiego.
W audicie mogą uczestniczyć ewaluatorzy/auditorzy szkolący, lub obserwatorzy Polskiego Centrum Akredytacji. [Udział w/w osób nie obciąża finansowo organizacji]. Ponadto ich udział w procesie certyfikacji jest organizowany w taki sposób, aby nie utrudniać prowadzonych działań auditowych członkom zespołu auditorskiego.
Krok 5. Certyfikacja Etap 1 – ocena dokumentacji systemu
Etap pierwszy auditu przeprowadzany jest w Państwa siedzibie. Podczas tego etapu następuje:
- zapoznanie się auditora wiodącego z najwyższym kierownictwem, ich przedstawicielem (podczas spotkania otwierającego) oraz ze strukturą organizacji,
- potwierdzenie zakresu certyfikacji,
- zapoznanie się auditora wiodącego z zakładem (lokalizacją) – „przejście po firmie”,
- ocena dokumentacji systemu w celu zweryfikowania zgodności z normą oraz założeniami organizacji,
- ocena auditów wewnętrznych i ich przeglądu przez kierownictwo.
Informacja zdobyta podczas tego etapu pozwoli określić stan gotowości do drugiego etapu certyfikacji oraz go zaplanować. Auditor Wiodący przygotowuje raport zawierający ustalenia z auditu ze wskazaniem obszarów lub elementów, które mogą być zaklasyfikowane jako niezgodności podczas etapu drugiego. Etap pierwszy kończy się spotkaniem zamykającym z najwyższym kierownictwem, podczas którego prezentowany jest raport. Podczas spotkania prezentowany i uzgodniony zostaje również plan drugiego etapu auditu, który zawierany jest również w raporcie. Jeśli w trakcie tego etapu wystąpiły niezgodności, przed rozpoczęciem drugiego etapu niezbędne jest wprowadzenie działań korygujących (lub ich zaplanowanie, jeśli są to działania długoterminowe). Przerwa pomiędzy auditem etapu pierwszego i drugiego nie może być dłuższa niż 6 miesięcy i krótsza niż 7 dni. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Zarządzający może ten czas skrócić.
Krok 5. Certyfikacja Etap 2 – ocena skuteczności wdrożonego systemu
Celem tego etapu certyfikacji jest sprawdzenie zgodności i skuteczności wdrożonego systemu zarządzania z wymaganiami przyjętej normy oraz ustanowionej dokumentacji. Audit rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, w którym bierze udział najwyższe kierownictwo i jego przedstawiciel. Auditor/rzy przeprowadzają audit w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych przedsiębiorstwa zgodnie z planem. Celem drugiego etapu jest zgromadzenie obiektywnych dowodów potwierdzających, że system zarządzania w Państwa firmie spełnia wymagania określonych norm lub normy i jest skuteczny. Audit jest prowadzony na stanowiskach pracy poprzez obserwacje procesów, rozmowy z pracownikami i analizę zapisów w organizacji. Auditor wiodący przygotowuje raport z auditu, który jest przedstawiany najwyższemu kierownictwu podczas Spotkania zamykającego. Raport zawierający rekomendację o udzieleniu lub nie udzieleniu certyfikacji zostanie przekazany do biura BPIC Sp. z o.o. do jego weryfikacji (raport nie może być przekazany klientowi podczas auditu).
W przypadku wystąpienia niezgodności, Organizacja w ciągu 14 dni od daty auditu powinna przekazać do BPIC, z powiadomieniem auditora wiodącego, plan działań korygujących. Auditor wiodący dokonuje przeglądu zaproponowanych przez organizację działań korygujących na podstawie swoich notatek / raportu z auditu, dostarczonych dokumentów i w niektórych przypadkach auditu dodatkowego. Ostateczna decyzja dotycząca udzielenia rekomendacji podejmowana jest przez Recenzenta ds. Certyfikacji.
Krok 6. Wydanie Certyfikatu
Auditor wiodący dostarcza do BPIC kompletny raport z auditu wraz z notatkami. Recenzent ds. Certyfikacji podejmuje decyzję o przyznaniu / odmowie przyznania certyfikatu na podstawie:
- raportu z auditu wraz z komentarzami do niezgodności (jeżeli wystąpiły) i gdzie to jest możliwe, podjętych przez klienta korekcji i działań korygujących;
- wniosku Auditora wiodącego, czy udzielić certyfikacji łącznie ze wszystkimi warunkami i spostrzeżeniami;
- wydanej opinii przez Recenzenta ds. Certyfikacji oraz wszelkich mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie).
Organizacja jest informowana pisemnie o podjętej decyzji, a w przypadku decyzji pozytywnej certyfikat zostaje przekazany w formie elektronicznej, a oryginał przesłany pocztą lub na życzenie klienta wręczony przez Prezesa Zarządu BPIC Sp. z o.o.
Krok 7. Audit nadzoru i recertyfikacji
Audit nadzoru w pierwszym i drugim roku oraz audit ponownej certyfikacji (recertyfikacji) prowadzony jest zgodnie z krokami 2-6.
I audit nadzorczy realizowany jest najpóźniej rok od daty podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji.
II audit nadzorczy realizowany jest najpóźniej dwa lata od daty podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji.
Wszystkie działania związane z auditem ponownej certyfikacji powinny zostać zakończone przed wygaśnięciem odnawianej certyfikacji.